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イベント主催者はイベント開始の何分前に会場入りするべきか?

イベント主催者の方の中にはイベント開始直前に会場入りし、大急ぎで準備されているケースがまれに見受けられます。
また過去には、イベント開始時間と貸し会議室の利用開始時間が同じというケースもありました。

イベント主催者はイベント開始の何分前に会場入りするべきか?

イベント開始前の準備には最低でも30分は時間が必要です。

イベントの開催内容にもよりますが、一般的なセミナー等であれば、会場の利用受付後、下記のような準備作業が必要になります。イベント開始時間の30分前から受付を行うのであれば、イベント主催者様は最低でも1時間前に会場入りした方がよいかと思います。

当日会場で必要な事前準備作業例

・音響チェック
・プロジェクターチェック
・机、椅子のレイアウト変更
・受付準備
・配布物チェック
・スタッフ間の事前打合せ

イベント終了予定時間にも余裕を持ってください

イベント開始時間もそうですが、イベントが盛り上がると開催時間を延長することもしばしばあるかと思います。また後片付けなどの時間も考えると、イベント終了~利用開始時間には1時間程度の余裕を持つようにお願いします。

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