コラム

貸し会議室を探す際の主な方法として、「複数の施設をまとめて掲載しているポータルサイト」を利用する方法と、「利用したい会議室の公式サイトから直接予約する」方法があります。 それぞれにメリット・デメリットがあり、どちらから予約するべきかは目的や状況によって異なります。このコラムでは、それぞれの特徴を比較し、どのような場合にどちらの方法が適しているのか、そしてSMG貸し会議室ではどのような予約方法に対応しているのかをご紹介します。

ポータルサイトで探すメリット・デメリット

複数の貸し会議室情報を検索・比較できるのがポータルサイトです。

【メリット】

• 比較検討しやすい: 複数のエリア、会議室を一覧で見ることができます。条件で絞り込み検索もできるため、多くの会議室を比較検討したい場合に便利です。

• 効率的に情報収集できる: 効率的に情報収集を進められます。

• 口コミや評価を参考にできる（一部サイト）: 利用者の口コミや評価が掲載されている場合、実際の利用者の声を参考にできます。

【デメリット】

• 情報が網羅的でない場合がある: ポータルサイトに掲載されていない会議室や、掲載情報が一部のみの場合があります。

• 最新情報ではない可能性がある: 空室状況や料金、設備情報などがリアルタイムで更新されていない可能性もゼロではありません。

• 手数料が上乗せされている場合がある: ポータルサイトによっては（運営会社がポータルサイトに支払う）予約手数料が上乗せされているため、直接予約するよりも利用料金が高くなっている場合があります。

• 詳細な条件確認や交渉がしにくい: 細かい質問や特別な要望がある場合、ポータルサイト上では対応できないことが多く、結局運営会社に直接問い合わせる必要が生じます。

貸し会議室の公式サイト（直接予約）で探すメリット・デメリット

利用したい会議室の公式サイトから直接予約する方法です。

【メリット】

• 最新かつ詳細な情報を得られる: 運営会社自身が情報を管理しているため、空室状況、料金プラン、設備詳細、アクセス方法など、正確で最新の情報を得られます。

• 直接問い合わせて細かな確認や交渉ができる: 疑問点や要望を直接伝えれば、詳しい説明を受けられたり、柔軟な対応を相談することができます。

• 公式サイト限定のプランや割引がある場合がある: ポータルサイトには掲載されていない、公式サイト限定のお得なプランや割引が提供されていることがあります。

• 柔軟な対応をしてもらえる: 定期継続的な利用や、複数日程のご利用などの場合。割引プランの相談などが可能な場合も多いです。

• 運営会社のサポートを受けやすい: 会場の下見や、当日の運営に関する相談、運営会社のきめ細やかなサポートを受られます。

【デメリット】

• 複数の施設を比較するには手間がかかる: 複数の会議室を比較検討するには、それぞれのサイトにアクセスして情報を見る必要があり手間がかかります。

それぞれの利用がオススメなケース

上記のメリット・デメリットを踏まえると、以下のような場合にそれぞれの方法が適していると言えます。

ポータルサイト利用がオススメなケース

• 相見積りが必要などの理由で、とにかく多くの会議室の選択肢を見て比較検討する必要がある。

• まだ具体的な日程や会場規模が決まっておらず、とりあえず情報収集したい。

公式サイト（直接予約）利用がオススメなケース

• 過去に利用して良かった場合、直接連絡して割引相談などしてみるのは有効的です。

• 料金や設備について最新かつ詳細な情報を確認したい。

• 特定の要望や質問（例：特殊な機材の持ち込み、変則的な利用時間など）があり、直接相談したい。

• 割引対応、深夜早朝利用など、イレギュラーな相談をしたい。

SMG貸し会議室の場合：お客様にとって最適な予約方法をご提案

SMG貸し会議室では、お客様の利便性を考慮し、複数の方法で会議室をご予約いただけるようにしています。

SMG貸し会議室 公式サイト

• 最新の空室状況、料金体系、設備情報（写真付き）、各部屋のレイアウト例などを最も詳しくご確認いただけます。

• 継続利用、複数日程利用等の場合、お得なプランをご提示出来る場合もあります。

• お問い合わせフォームや電話から直接ご質問やご相談を承っており、経験豊富なスタッフがお客様のニーズを丁寧にお伺いし、最適な部屋やプランをご提案いたします。

• お電話でも空室確認、予約、お問い合わせを承っております。「インターネットでの操作が苦手」「すぐに空き状況を知りたい」「直接相談しながら決めたい」といったお客様は気軽にご連絡頂けますと幸いです。

SMGからのアドバイス

まずはポータルサイトで候補を絞り込み、気になる会議室が見つかったら、その会議室の公式サイトで詳細情報や最新の空室状況を確認する、という探し方は効率的だと思います。そして、疑問点や確認したいことがあれば迷わず運営会社に直接問い合わせすることをお勧めします。SMG貸し会議室でも、どんな小さなことでも構いませんので、お気軽にお問い合わせください。

まとめ：目的に合わせて最適な探し方を選ぼう

貸し会議室を探す際は、ポータルサイトと公式サイト（直接予約）、それぞれの特徴を理解し、ご自身の目的や重視する点に合わせて最適な探し方を選ぶことが重要です。

手軽に多くの候補を比較したいならポータルサイト、最新・詳細な情報を得たい、直接相談したい、お得なプランを見つけたいなら公式サイト（直接予約）がおすすめです。