セミナー・イベントの進行管理準備

それなりの規模の人を集める、あるいはジョイントセミナーを行うなどの場合は、厳密な進行管理が必要になります。
方法はさまざまあるかと思いますが、過去に「なるほど便利だ」と思った管理方法は、エクセルを使った一覧表作りでした。

表の一番左の列に、時間の流れを30分ごと、あるいは1時間ごとに記していきます。タイムラインを上から下に書いたら、今度はその右隣の各セルにプログラム内容を記載します。
受付開始、開場、セミナーのスタート、休憩、名刺交換タイムなど、考えているスケジュールを時間に沿って上から下に列で書き込んでいくのですね。

次にスケジュールの列と並行して、自分とスタッフ、あるいはお客さんが各時間に何をしているべきなのか、各人で列を作成し、分けて書き込みます。
例えば受付開始のとき（エクセルの横列）には、各列（縦列）の当事者が何をしているべきなのか、交差するセルに内容を書き込んでいくのです。

各スケジュールで誰が何をしているべきなのか、全体の動きが一覧で把握できるようになります。

最後は各列を色分けするなどして、視覚的に全体の動きを把握できるようにしてください。
もちろん各セルには注意点や持ち物、to doリストなどを書き込んでもOK。進行管理表はプリントアウトして、紙として持っておいた方が現場で素早く確認できます。

また、準備段階の早いうちにエクセル表を作っておくと、スタッフ全員で打ち合わせをする際にも使えます。その後はもちろん修正をしながら、完璧な状態を作り上げていきます。
ちなみに修正した場合はその都度、最終修正時点を記録していくと、混乱が少なくて済みますね。