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セミナー・イベントの進行管理準備

セミナーやイベントを開催する場合、進行管理は不可欠。人の出入りが多く、機材や小道具など物の出し入れも少なくない会場運営では、進行管理が十分に練られていないと混乱をきたします。実際に弊社で提供させていただいた会場で、進行管理の不十分さから、参加者よりクレームの出たケースも......。
ただ、「この手の管理が苦手だ」というセミナー講師の方の声を、よく耳にします。「分かる~」という方も少なくないのでは?
そこで今回は、貸し会議室の提供を通じて多くのセミナー講師の方と交流をさせていただいている弊社の立場から、実際に現場で見せていただき「よくできているな」と感じた"進行管理の方法"を紹介したいと思います。

エクセルを使った進行管理表が万能

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それなりの規模の人を集める、あるいはジョイントセミナーを行うなどの場合は、厳密な進行管理が必要になります。
方法はさまざまあるかと思いますが、過去に「なるほど便利だ」と思った管理方法は、エクセルを使った一覧表作りでした。
表の一番左の列に、時間の流れを30分ごと、あるいは1時間ごとに記していきます。タイムラインを上から下に書いたら、今度はその右隣の各セルにプログラム内容を記載します。
受付開始、開場、セミナーのスタート、休憩、名刺交換タイムなど、考えているスケジュールを時間に沿って上から下に列で書き込んでいくのですね。

【サンプル表】

スタッフごとの動き、客の動きも一枚にまとめる

次にスケジュールの列と並行して、自分とスタッフ、あるいはお客さんが各時間に何をしているべきなのか、各人で列を作成し、分けて書き込みます。
例えば受付開始のとき(エクセルの横列)には、各列(縦列)の当事者が何をしているべきなのか、交差するセルに内容を書き込んでいくのです。
各スケジュールで誰が何をしているべきなのか、全体の動きが一覧で把握できるようになります。

色分けなどを行い、視覚的に分かりやすくする

最後は各列を色分けするなどして、視覚的に全体の動きを把握できるようにしてください。
もちろん各セルには注意点や持ち物、to doリストなどを書き込んでもOK。進行管理表はプリントアウトして、紙として持っておいた方が現場で素早く確認できます。
また、準備段階の早いうちにエクセル表を作っておくと、スタッフ全員で打ち合わせをする際にも使えます。その後はもちろん修正をしながら、完璧な状態を作り上げていきます。
ちなみに修正した場合はその都度、最終修正時点を記録していくと、混乱が少なくて済みますね。

以上が上手なセミナー・イベントの進行管理準備になります。進行に関して不安があるという場合は、貸し会議室を提供する弊社にご気軽にご相談ください。さまざまなノウハウを通じて、サポートさせていただければと思います。

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