WEBで学べる セミナー主催者マニュアル

セミナー・イベントの会場を予約する

セミナーを主催する場合、最初に行う作業は"会場予約"。この点に関しては、会議室のレンタルビジネスを行っている弊社の専門分野になります。
そこで今回は初めてセミナーを主催しようと考えている方に向けて、セミナー会場の理想的な予約方法をご紹介したいと思います。

主なセミナー会場の候補は3種類ある

セミナー会場の予約において、最も重要なポイントは"素早い行動力"になります。初めてセミナーを主催しようとする方は驚くと思いますが、実際に会場を探してみると、多くの場所が予約で埋まっていると分かります。
主にセミナー開催の場所として、

(1)公民館や公的な施設

(2)有料のセミナー会場

(3)カフェなど一般の施設

がありますが、(1)の公民館や公的な施設は、利用料の安さも手伝って数カ月先まで予約が埋まっている場合がほとんど。さらに、この手の施設では、会議室を習い事の教室などで使いたい人とも競争しなければなりません。
習い事で使っている方は、予約開始の受付時期が来ると、向こう数カ月分の部屋を一気に押さえるなど、かなり思い切った予約の仕方をしています。単発で利用したい人が割り込めないような場合が多いのですね。
逆に(3)のカフェなど一般の施設は、比較的予約が取りやすいものの、最適な環境が整いにくい、プロジェクターが使えない、立地が分かりにくいなどのデメリットがあります。さらに料金が高かったり、パーティーメニューを頼まなければいけなかったりと、制約が多いと考えておいた方が良さそうです。
弊社の提供するような貸し会議室は設備も整い、立地も抜群で選択肢も豊富、予約も融通が利く場合は多いのですが、一方で公民館や公的機関が運営する会議室と比べると多少割高になるといったデメリットがあります。

いずれにせよ会場選びの際には、

・立地は駅から徒歩10分以内か?

・設備は充実しているか?

・会場使用の予算は想定の範囲内か?

などを総合的にチェックしつつ、空いている場所を探してください。

土曜日の会場予約は激戦になる

曜日に関してですが、誰でも参加しやすい土曜日の予約は取りにくい傾向があります。土曜日にセミナーを開きたい場合は、6カ月前の予約など先回りした行動が求められます。
平日は土日ほどではないですが、火曜日、水曜日、木曜日の夜は予約が一般的に取りにくい傾向があります。月曜日、金曜日の開催を避ける講師の方が多いからです。月曜日は週明けで忙しく、金曜日は週末で集まりが悪いためですね。
まずは自分の見込み客が集まりそうな曜日は週末か、平日か、早い時間か、遅い時間かを考えてみてください。その上で立地を考え、大まかな日取りを想定して予約に動いてみてください。
逆を言えば予約をしてから当日を迎えるまでには、数カ月から半年の時間があります。その間に集客をスタートして何度も練習を繰り返し、完璧なセミナーを目指したいですね。

以上が会場予約の基本になります。もちろん弊社では数多くの貸し会議室をご用意しております。
他のルートで希望の日時や時間帯に会場が見つからない場合は、ご気軽にご相談いただければと思います。

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