WEBで学べる セミナー主催者マニュアル

配布資料は正確で分かりやすく

セミナー講師によって、配布資料に対する考え方は異なるかと思います。貸し会議室の提供を通じて多くの講師の方とお付き合いをさせていただいておりますが、中には「配布資料を渡さない。トークだけで見せる」といった方も。
もちろんスライドとトークだけで90分や120分の間、参加者を引き付けられる達人級のセミナー講師であればいいのかもしれません。しかし、誰もがまねできる芸当ではありませんよね......。やはり最低限、配布資料は用意しておきたいです。
そこで今回は懇意にさせていただいている講師の中で、配布資料を上手に作っている方に「配布資料作成のポイントは?」と聞いてみました。幾つか貴重なコメントをいただきましたので、皆さんに共有させていただきます。

配布資料は要点だけを書く

大前提として、配布資料は要点だけまとめて書くべきだとだと、多くの方が口をそろえて言います。その理由は幾つかあって、

  1. 細かく書きすぎると、話を聞いてもらえなくなる
  2. 配布資料が細かい文字だらけになってしまう
  3. 資料が厚くなってしまう

といったデメリットがあるから。
細かく書きすぎると資料から参加者の目が上がらなくなってしまいます。参加者の顔がうつむくと、講師の方もやりにくいはずですし、参加者も眠気に襲われて......。また、資料が厚いと持ち帰るとき、見返すときに大変ですよね。
とにかく配布資料は要点をまとめるのみにとどめて、その余白に参加者が自分で書き込みできるように工夫してください。

資料の見出しを工夫する

細かい表記についても注意点があります。上述のように要点をまとめたら資料の見出しに、キーとなるメッセージを書きます。

「上手な名刺の渡し方とは?」

「成功者に共通する特徴は、なんと、びっくりの......」

などの漠然とした表現や、気を持たせるような表現は避けるべき。この手の書き方は読者の興味関心を引いて、例えばウェブマガジンならクリックをさせるテクニック。
セミナーの配布資料では参加者が見返したときに、見出しだけで内容が把握できる(思い出せる)ようにするべきだとベテラン講師の方は言います。
具体的には、

「上手な名刺の渡し方は、"渡す順序"と"自立ち位置"と"お辞儀の角度"」

「成功者に共通する特徴は、時間管理とモチベーション管理」

などと、具体的なメッセージを書き込んでしまった方が、分かりやすくまとまります。
その上でキーメッセージの、

  • フォントを極端に大きくする
  • カラー資料の場合は、分かりやすい色で強調する

といったビジュアル上の工夫を施してください。見出しの下に簡単に根拠や説明、具体例、解説などを書き足せ、配布資料の出来上がりです。後は余白を残しておいて、参加者が自由に書き込めるようにすればいいのですね。

以上、配布資料の効果的な書き方をまとめましたが、いかがでしたか? 一方でスライドに関しては、さらに情報量を切り落として強調し、遠くに座っている参加者でも一目でメッセージが見えるように工夫してみてください。少なくともスライドと配布資料が全く一緒といった見せ方は避けたいですね。
また、誤字脱字を防ぐために、パソコンで書いた文字をプリントアウトしてチェックする、固有名詞は間違えないようにコピー&ペーストをするなど、さまざま工夫してみてください。

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