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コラム

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント ３．予約～利用開始までのステップ

利用日までの準備：参加者への案内、持ち物リスト、資料準備

貸し会議室の予約が完了し支払いも済ませたら、いよいよ利用日までの具体的な準備に取り掛かります。この準備が不十分だと当日の運営がスムーズに進まなかったり、参加者に不便をかけてしまったりする可能性があります。特に参加者への適切な案内、必要な持ち物の把握、そして資料の準備は、会議やイベントの成功を左右する重要な要素です。 このコラムでは利用日までに主催者が行うべき準備のポイントについて解説します。

利用日までに確認・準備すべきポイント

1. 参加者への案内

会議やイベントの参加者には、以下の情報を漏れなく伝えましょう。

  • 会場の正確な情報

    会場名、住所、ビル名称。

  • アクセス詳細

    最寄り駅からの道順、所要時間、ビルの入口、エレベーターの場所など、迷わないための具体的な案内。地図の添付も有効です。

  • 日時と集合時間

    開始時間だけでなく、受付開始時間や集合時間も明確に伝えましょう。

  • 持ち物

    参加者自身が持参すべきもの（筆記用具、PC、充電器、名刺など）を具体的にリストアップします。

  • 注意事項

    飲食物の持ち込み可否、喫煙場所、Wi-Fiの利用方法、緊急時の連絡先など、会場利用に関する基本的なルールも共有しましょう。

  • リマインダー

    利用日の前日などに、再度案内メールを送ることで、参加者の忘れ物や遅刻を防ぐ効果があります。

2. 主催者自身の持ち物リスト作成

会議室の備品だけに頼らず、主催者側で持参すべきものをリストアップしましょう。

  • PC・接続ケーブル・変換アダプタ

    プロジェクターやモニターへの接続に必要なもの。特にマックＰＣの場合、変換コードの準備がない場合もございますので注意が必要です。

  • 消耗品

    筆記用具、ホワイトボードマーカー、付箋、ハサミ、テープ、延長コード、予備の電池など。

  • 配布資料・名札

    参加人数分の資料や名札、名刺受けなど。

  • その他

    レーザーポインター、タイマー、参加者へのアンケート用紙、会場で提供されない飲食物など。

  • 緊急連絡先リスト

    貸し会議室の担当者、主要参加者、緊急連絡先をまとめておきましょう。

     

3. 資料準備

  • プロジェクター・モニター表示テスト

    持ち込みPCと会場設備の接続テストを事前に行い、資料が正しく表示されるか確認します。

  • 配布資料の最終チェック

    誤字脱字がないか、最新の情報が反映されているかを確認し、必要な部数を印刷しておきましょう。

  • オンライン連携

    オンライン参加者がいる場合、資料の共有方法（画面共有、クラウドストレージなど）も事前に確認しておきましょう。

     

SMG貸し会議室からのご案内

SMG貸し会議室では、お客様にスムーズにご利用いただくために、以下の点をお願いしております。

  • 参加者へのアクセス案内

    誠に恐れ入りますが、参加者の方への個別のアクセス案内は対応しておりません。

    ご予約確定後、参加者様用のアクセスマップや、道順に関する詳細情報などを主催者様にお送りしておりますので、そちらの情報を参加者の皆様へお渡しいただき、ご案内くださいますようお願い申し上げます。

  • 当日の備品追加は対応出来ない場合もございます

    当日の急な備品追加や、予約時になかった備品のご要望については対応できないこともございます。
    円滑なイベント運営のためにも、必要な備品は    事前にリストアップし、ご予約時にすべてお申し付けいただくか、主催者様にてご準備いただきますようお願いいたします。

事前の確認と準備をしっかり行うことで、当日の予期せぬトラブルを避け、安心して会議やイベントに臨んでいただけます。

まとめ：余裕を持った準備でイベントを成功へ

貸し会議室の利用は、当日だけでなく、事前の準備が成功の鍵を握ります。
参加者への丁寧な案内、必要な持ち物のリストアップ、そして資料の最終チェックを余裕を持って行うことで、スムーズな運営が可能になります。

SMG貸し会議室は、お客様の準備をサポートするための情報提供に努めております。
お送りするアクセスマップや事前情報をご活用いただき、当日必要な備品は忘れずにご準備ください。

万全の準備で、皆様の会議やイベントが実り多きものとなることを願っております。

 

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

４．リーダーの駆け込み寺3　組織運営

４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

４．リーダーの駆け込み寺5　資金・収益化

４．リーダーの駆け込み寺6　外部との関係・将来性

9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

２．大阪市内オフィス賃料の変遷4：近年の賃料トレンドと今後の予測

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

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