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コラム

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント ４．利用中の注意点とマナー

もしものトラブル！設備故障や緊急時の連絡先・対処法

貸し会議室での会議やイベントを計画通りに進めるためには、事前の準備だけでなく、万が一のトラブル発生時にどう対応するかを想定しておくことも重要です。設備が急に故障したり、予期せぬ緊急事態が発生した場合でも、慌てずに適切な行動ができることにより、その後の影響は大きく変わります。 このコラムでは、貸し会議室利用中に起こりうる主なトラブルと、事前に確認すべき連絡先や対処法、そしてSMG貸し会議室での対応について解説します。

主なトラブルの種類と事前の確認

貸し会議室利用中に起こりうるトラブルは様々です。以下の点について、事前に確認しておきましょう。

  1. 設備故障

    プロジェクターが映らない、マイクから音が出ない、空調が効かない、照明がつかない、Wi-Fiに繋がらない、といった機器の不具合。

    事前に機器の操作方法を確認しておくとともに、万が一の故障に備え、緊急時の連絡先と、どのようなサポートが受けられるか（例：代替機の用意、遠隔サポート、現地スタッフ派遣など）を確認しておきましょう。

  1. 鍵・入退室トラブル

    暗証番号が分からない、鍵が開かない、鍵を紛失した、利用時間になっても入室できない、退室時に鍵を返却できない、といったトラブル。

    予約確認メールや事前に送られてくる案内に記載された、正確な入室・退室方法を必ず確認し、緊急連絡先を控えておきましょう。

  1. 施設の緊急事態

    火災報知器の作動、停電、断水、地震や火事などの災害発生。

    部屋の避難経路図を確認し、非常口の場所を把握しておきましょう。

    また、火災報知器が作動した場合の対応や、災害発生時の施設からの案内に従う必要があることを参加者にも周知しておくと良いでしょう。

  1. 利用者の体調不良・事故

    急病人が発生した場合や、転倒などで怪我人が出た場合。

    AED（自動体外式除細動器）の設置場所がビル内にあるか、近隣施設にあるかなどを確認しておくと、万が一の場合に役立ちます。
    救急車の要請や、体調不良者の対応に関する施設のルールがあれば確認しましょう。

  1. 利用に関する不明点

    備品の使用方法が分からない、ゴミの処理方法が分からない、といった日常的な疑問。

    備え付けのマニュアルやQ&A、あるいは施設のウェブサイトで情報を確認できるか、緊急連絡先でも対応してもらえるかを確認しましょう。



SMG貸し会議室のトラブル対応について

SMG貸し会議室は、お客様が安心してご利用いただけるよう、トラブル発生時にも対応できる体制を整えております。

なお貸会議室の利用時に起こるトラブルとして多くあるのは、プロジェクター接続に伴う下記の不具合になるかと思います。

 

　①レンズの経年劣化

　②ＶＧＡコードの経年劣化

　③変換コードを複数噛ませる事による不具合

上記のうち③は、操作方法による不具合が原因になることがありますので、変換コードを複数噛ませないようにご注意ください。

①②については、会場のあるビルの所定場所に予備備品を準備していますので、そちらと入れ替えてご利用して頂くことで不具合が解消されるかと思います。

その他、マイクなどの不具合があった場合も、予備の備品を準備していますので、まずはお問い合わせください。対応させていただきます。

 

  • 緊急連絡先を明記

    ご予約確定時にお送りする予約確認メールや、会議室内に掲示している案内などに、緊急時の連絡先を明確に記載しております。
    設備トラブルや予期せぬ事態が発生した際は、そちらにご連絡ください。

  • 予備備品による対応

    会場ビル内に予備備品を準備しております。

  • 対応範囲について

    SMG貸し会議室は基本的にはセルフスタイルでのご利用となります。
    設備故障などのトラブルが発生した場合は、ご連絡いただければ速やかに状況を確認し対応いたします。
    しかし、設備が正常に機能しているにも関わらず、お客様のPC設定や操作不備などが原因である場合は、対応しかねる場合がございます。
    機器の接続や操作にご不安がある場合は、事前の内見にて動作確認を行うことを強くお勧めしております。

  • 直営会場での平日対応

    四ツ橋および本町にある直営会場に関しては、近くに対応できる事務所があるため、平日については比較的迅速にスタッフが対応可能です。

 

まとめ：もしもの時に備え、冷静に対応しよう！

貸し会議室の利用中にトラブルが発生する可能性はゼロではありません。
設備故障や緊急事態に備え、事前に施設の緊急連絡先などを確認しておくことが非常に重要です。

次回のコラムでは、備品の使用方法が分からない場合の対処法について掘り下げていきます。どうぞお楽しみに！

 

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

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４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

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9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

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３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

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