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コラム

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド １．準備編2【参加者を知る】

参加者の属性、参加動機、期待すること

これまでのコラムで、会議やイベントを成功させるには、まず開催する「目的」を明確にし、それを具体的で測定可能な「目標」に設定し、さらに目標達成のための「アプローチ方法」を計画することが重要だとお伝えしました。 これらの企画・計画の土台ができた上で、次に考えなければならないのが、「誰に」来てもらうのか、ということです。どんなに素晴らしい目的や目標、アプローチ方法があっても、参加してくれる人がいなければ始まりません。そして、その参加者に「来てよかった」「満足した」と感じてもらうことが、イベント成功、ひいては目標達成には不可欠です。 参加者の満足度を高め、目標達成に繋げるためには、参加者について深く理解することが極めて重要です。単に人数を集めるだけでなく、「どのような人たちに」来てもらうのか、そしてその人たちが「なぜ来るのか」「何を期待しているのか」を知ることで、企画の質は格段に向上します。 では、「参加者を知る」ために具体的にどのような点を把握すれば良いのでしょうか。主な視点は以下の3つです。

１．参加者の属性（デモグラフィック属性）

これは、参加者の基本的な情報です。

  • 年齢層、性別

  • 職業、役職、所属組織

  • 居住地域、勤務地

  • 業界、部署

  • 家族構成 など

これらの属性情報は、参加者のライフスタイルや関心事をある程度推測するための手がかりになります。例えば、ターゲットが新入社員なのか、管理職なのかによって、響くメッセージのトーンや内容は全く異なります。IT業界の人向けなのか、医療業界の人向けなのかによっても、専門用語のレベルや事例の選び方が変わってきます。

２．参加者の参加動機

なぜ、あなたの会議やイベントに参加しようと思ったのでしょうか？

  • 特定の課題を解決したい（例：業務効率を上げたい、新しいスキルを身につけたい）

  • 特定の情報や知識を得たい（例：最新の市場動向を知りたい、専門家の意見を聞きたい）

  • 特定の人に会いたい（例：著名な講演者に会いたい、同じ業界の人と交流したい）

  • 会社や上司に勧められた（例：義務感、指示による参加）

  • 面白そうだから、興味があるから（例：好奇心、エンターテイメント性への期待）

  • 単なるリフレッシュや気分転換

参加動機を理解することは、参加者がイベントに何を求めているのかを知る上で非常に重要です。解決したい課題が明確な人には具体的な解決策を、新しい人脈を求めている人には交流の機会を多く設ける、といった具合に、動機に応じた企画が立てられます。

３．参加者の期待すること（ニーズ）

参加動機と関連しますが、参加者はイベントを通じて具体的に「何を」持ち帰りたいと思っているのでしょうか？

  • 具体的なノウハウや実践的なスキル

  • 最新の情報、トレンド

  • 問題解決のヒントやアイデア

  • 人脈、ビジネスチャンス

  • 共感、励まし、モチベーション向上

  • 楽しい時間、特別な体験

  • 美味しい食事や飲み物

  • 単に時間をつぶす

期待のレベルも重要です。「何となく話を聞いてみたい」という人もいれば、「このイベントで得た情報をもとに明日から具体的な行動を起こしたい」と考えている人もいます。参加者の期待値が高いほど、提供するコンテンツや体験の質も高める必要があります。

これらの参加者に関する情報を収集・分析する方法としては、申し込みフォームでの簡単なアンケート、過去のイベント参加者データやアンケート結果の分析、ターゲット層への事前ヒアリング、営業担当者や顧客対応部門からの情報収集などが考えられます。

参加者の属性、参加動機、期待することを深く理解することで、あなたの会議やイベントのコンテンツ内容（話す内容、事例の選び方）、形式（講義、ワークショップ、グループディスカッションなど）、広報方法（どのようなメッセージで集客するか）、さらには会場のレイアウトや当日の進行に至るまで、あらゆる要素を参加者のニーズに合致させることができます。

会場を選ぶ際も、参加者の属性や期待する形式（大人数でのセミナーか、少人数でのワークショップか、懇親会も含めるかなど）を把握していれば、最適な広さや設備、レイアウトに対応できる会場を効率的に選ぶことができます。

参加者を知ることは、単に参加者を集めるためのプロセスではありません。参加者の満足度を高め、イベントを成功に導き、最終的な目標達成に繋げるための、最も根幹となるステップなのです。

次回のコラムでは、今回掘り下げた「参加者像」に基づき、どのようなコンテンツや形式が最適なのかを検討する方法について詳しく見ていきましょう。

 

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

４．リーダーの駆け込み寺3　組織運営

４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

４．リーダーの駆け込み寺5　資金・収益化

４．リーダーの駆け込み寺6　外部との関係・将来性

9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

２．大阪市内オフィス賃料の変遷4：近年の賃料トレンドと今後の予測

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

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