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コラム

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド ２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

必要な備品リストと忘れ物チェックリスト

会議やイベントの準備では、プロジェクターやマイクのような主要な設備に目が行きがちですが、実は細かい備品一つが欠けても、イベントの進行が滞ったり、参加者に不便をかけたりすることがあります。当日に「あれがない！」と慌てることがないように、事前の備品リスト作成と忘れ物チェックリストの活用は非常に重要です。

なぜ備品リストと忘れ物チェックリストが重要なのか？

  • 準備漏れを防ぐ

    必要なものをリストアップすることで、「うっかり忘れていた」という事態を防ぎます。

  • 当日の混乱防止

    会場で必要なものがすぐに取り出せるようになり、設営や準備がスムーズに進みます。

  • スムーズな進行

    必要な備品が揃っていることで、プログラムを滞りなく進められます。

  • 主催者の安心感

    「これで完璧！」という備えが、当日の運営における精神的な余裕につながります。

     

必要な備品リストの作成方法と項目例

あなたの会議やイベントのプログラム、そして参加者のニーズを思い浮かべながら、必要な備品を全て洗い出しましょう。
会場に常設されているもの、SMG貸し会議室でレンタルできるもの、自分たちで持ち込むものに分類すると準備すべきものが明確になります。

以下に、会議やイベントで一般的に必要となる備品項目をカテゴリ別に挙げます。これらを参考に、あなたのイベントに合わせたリストを作成してください。

  • 司会・登壇者用

    • レーザーポインター、クリッカー

    • タイマー

    • 水、グラス

    • 筆記用具、メモ用紙

  • 参加者用

    • 筆記用具、メモ用紙

    • 名札、名札ケース

    • アンケート用紙、回収箱

    • 配布資料、プログラム

    • ノベルティ、参加賞

  • 受付用

    • 参加者名簿

    • 筆記用具

    • 釣り銭、電卓

    • 案内表示、テーブルクロス

    • 予備の名札

  • 掲示・設営用

    • ポスター、パネル

    • イーゼル、スタンド

    • ホワイトボードマーカー、イレイザー

    • マグネット

    • 養生テープ、両面テープ、セロテープ

    • S字フック

    • 延長コード、OAタップ

  • その他（あると便利なもの）

    • 常備薬、救急セット

    • ウェットティッシュ、ゴミ袋

    • ハサミ、カッターナイフ、ドライバーセット

    • 予備の筆記用具（多めに）

       

SMG貸し会議室では、プロジェクターやスクリーン、マイク、ホワイトボードなどの基本的な設備・備品に加えて、延長コードなどの備品は無料でご利用いただけます。
その他の備品については、事前にSMG貸し会議室のウェブサイトでご確認いただきますことをお勧めします。

 

忘れ物チェックリストの活用法

作成した備品リストの中から、特に「自分たちで持ち込むもの」に絞って忘れ物チェックリストを作成します。

  • リストの作成

    持ち込み備品リストを元に、項目ごとにチェックボックスを付けたリストを作成します。

  • パッキング

    持ち込む備品は、使用する場所や目的ごとにまとめて箱や袋に詰め、外側に内容物を記載したラベルを貼っておくと、会場での取り出しや設営がスムーズになります。

  • 複数回のチェック

    会場へ出発する前、会場に到着して荷物を搬入した後、イベント開始前など、複数のタイミングでリストを見ながら一つずつ確認します。
    可能であれば、複数人でダブルチェックすると忘れ物や準備漏れのリスクをさらに減らせます。

     

事前の備品リスト作成と忘れ物チェックリストの活用は、準備の抜け漏れを防ぎ、当日の慌ただしさを解消するための非常に効果的な方法です。
会場へ問い合わせの際に、必要な備品リストを共有したりレンタル可能な備品について相談したりすることで、準備の負担を軽減し効率的に手配を進めることができます。

これらの細かい備品までしっかりと準備できているかどうかが、イベント当日のスムーズな運営と主催者の安心感に繋がります。

これで、会場と設営に関するコラムは終了です。
次回のコラムからは、いよいよイベント当日の「運営とファシリテーション」のスキルについて掘り下げていきます。

 

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

４．リーダーの駆け込み寺3　組織運営

４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

４．リーダーの駆け込み寺5　資金・収益化

４．リーダーの駆け込み寺6　外部との関係・将来性

9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

２．大阪市内オフィス賃料の変遷4：近年の賃料トレンドと今後の予測

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

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