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コラム

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド ３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

プログラム進行表の作成と確認

イベント当日、時間が押したり、逆に時間が余ってしまったりすると、参加者の不満につながり、伝えたいメッセージが十分に伝わらない可能性もあります。当日のタイムマネジメントはイベントを成功させるために非常に重要です。そして、そのタイムマネジメントの核となるのが、事前に作成する「プログラム進行表」です。

プログラム進行表は、イベント当日の開始から終了までの流れを時間軸で細かく記した「当日の台本」や「地図」のようなものです。
これがあることで、関係者全員が共通認識を持ち、スムーズにイベントを進めることができます。

 

なぜプログラム進行表が必要か？

  • 関係者間の情報共有

    当日運営に関わる全員が、全体の流れ、自分の役割、必要な行動を把握できます。

  • スムーズな進行

    次に何をすべきかどの機材を使うかなどが明確になり、慌てず対応できます。

  • 時間管理

    各パートの時間を意識しながら進行することで大きな遅延を防げます。

  • 問題発生時の対応

    計画からのずれを確認しやすいため、遅延などが発生した場合にどこで調整すべきか判断しやすくなります。

     

プログラム進行表の作成方法と記載項目

事前に作成したプログラム（時間配分やブロック設計をしたもの）を元に、より詳細な進行表を作成します。
誰が見ても理解できるように分かりやすさを心がけましょう。

主な記載項目は以下の通りです。

  • 時刻

    各パートの「開始時刻」と「終了予定時刻」を記載します。
    分刻みで細かく記載すると、より正確な時間管理ができます。

  • 内容

    その時間帯に行う具体的な活動内容を記載します。
    （例：開場・受付開始、主催者挨拶、〇〇氏講演、休憩、グループワーク説明、質疑応答、閉会挨拶など）

  • 担当者

    各パートの進行や責任を持つ担当者名を記載します。
    （例：司会、登壇者、運営スタッフA、会場スタッフなど）

  • 使用機材・備品

     そのパートで使用する機材（プロジェクター、マイク、PCなど）や備品（配布資料、ホワイトボードマーカーなど）を記載します。

  • 特記事項

    運営上の細かい指示やタイミング、参加者への声かけの内容、BGMの指示、照明の指示、休憩の案内方法、次のパートへの繋ぎの言葉などを具体的に記載します。

  • 予備時間/バッファ

    意図的に設けた予備時間やバッファについても、どこに設けているか、どれくらいの時間かを明記しておくと、遅延発生時の調整に役立ちます。
    （企画段階で予備費やバッファを計画しておく重要性については、前回のコラムでお話ししました！）

     

プログラム進行表の確認と共有

進行表は作成して終わりではありません。
当日の運営に関わる全ての人に事前に共有し、内容を確認してもらうことが重要です。

  • 関係者への配布

    司会、登壇者、運営スタッフ、必要であれば会場スタッフなど、イベントに関わる全ての人に進行表を配布します。

  • 事前の打ち合わせ

    進行表を見ながら関係者と打ち合わせを行い、各自の役割や全体の流れについて認識を合わせます。
    特に司会者や登壇者とは、持ち時間や進行の細かい点についてしっかりとすり合わせを行いましょう。

  • 会場スタッフとの連携

    会場（SMG貸し会議室）の利用時間、設備利用のタイミング、搬入出の時間、会場スタッフのサポートが必要な箇所など、会場との連携が必要な項目は進行表に反映させ、事前に会場スタッフにも確認・共有しておくと、当日スムーズです。

  • シミュレーション

    進行表を見ながら、本番を想定したシミュレーション（リハーサル）を行うと、時間の感覚を掴みやすくなり、改善点も見つかりやすくなります。

     

プログラム進行表は、あくまで計画であり、当日発生する遅延や変更に全て対応できるわけではありません。
しかし、しっかりとした進行表を作成し、関係者全員で共有・確認しておくことで、当日のタイムマネジメントの精度は格段に上がります。
イレギュラーな事態が発生した場合でも、この進行表があることで、どこで調整すべきか、誰が対応すべきかといった判断が迅速に行えます。

プログラム進行表の作成と事前の確認・共有は、当日のタイムマネジメントの基盤であり、イベントを成功に導くための重要なステップです。

次回のコラムでは、この進行表を活用しながら、時間オーバーを防ぐための具体的な声かけや工夫について解説します。

 

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

４．リーダーの駆け込み寺3　組織運営

４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

４．リーダーの駆け込み寺5　資金・収益化

４．リーダーの駆け込み寺6　外部との関係・将来性

9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

２．大阪市内オフィス賃料の変遷4：近年の賃料トレンドと今後の予測

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

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