問い合わせの前に

よくある質問をご参考下さい。

電話での問い合わせ（10時～18時）

06-6556-6462

ご予約、お問い合わせ専用番号となります。
会場アクセスやイベント内容についてのお問い合わせは
くれぐれもお控え下さい。

LINE公式アカウントはこちら
問合せ

SMG貸し会議室
大阪市内主要駅(新大阪・梅田)から好アクセス・駅近。～100名の中小会場が格安で基本備品無料！

06-6556-6462
予約専用：10時～18時

大阪市内の格安・駅チカ貸し会議室・無料備品多数

重要なお知らせ
「ＷＥＢ配信・映像収録プラン」サービス開始のご案内
重要なお知らせ
「ＷＥＢ配信・映像収録プラン」サービス開始のご案内
会場検索

コラム

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド ３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

時間オーバーを防ぐ声かけや工夫

前回のコラムで、イベント当日の羅針盤となるプログラム進行表の作成についてお話ししました。この進行表通りにイベントを進めるためには、適切なタイムマネジメントが欠かせません。特に避けたいのが時間オーバーです。時間が押してしまうと後のプログラムを省略せざるを得なくなったり、参加者が集中力を失ったり、最悪の場合、会場の利用時間を超過して追加料金が発生したりといった問題に繋がります。

時間オーバーを防ぎ、スムーズなイベント進行を実現するためには、事前の準備と当日の具体的な工夫が必要です。

なぜ時間オーバーを防ぐ必要があるのか？

  • スムーズなイベント進行のため

  • 参加者の満足度を維持するため

  • イベントの目的を達成するため

  • 会場の利用規約（時間厳守）を守るため

時間オーバーを防ぐための具体的な声かけや工夫を見ていきましょう。

 

準備段階での工夫

イベント当日に慌てないためには、事前の準備段階から時間厳守の意識を共有しておくことが重要です。

  • 関係者との事前共有と認識合わせ

    司会、登壇者、運営スタッフなど、当日の進行に関わる全員にプログラム進行表を共有し、それぞれの持ち時間や終了時刻を正確に伝えます。
    時間厳守がなぜ重要なのか（後のプログラムへの影響、会場利用時間など）を事前に説明し、共通認識を持ちます。

  • 登壇者への具体的な時間指定

    「〇分程度」といった曖昧な伝え方ではなく「〇分〇秒まで」のように具体的な時間で依頼します。
    可能であれば、「導入5分、本論20分、質疑応答5分」のように内訳も提示すると、登壇者も時間を意識しやすくなります。

  • リハーサルの実施

    特に講演やプレゼンテーションなど、時間厳守が重要なパートについては登壇者にリハーサルをお願いします。
    実際に話すスピードや内容を確認し、時間内に収まるように調整します。

  • 時間管理ツールの共有

    登壇者や司会が自分で時間を把握できるよう、時計が見やすい場所に置く、タイマーを表示する、スマートフォンのタイマー機能を使ってもらうなど時間管理の方法を確認・共有します。

     

当日運営中の工夫

進行表を見ながら、当日の状況に合わせて時間管理を行います。

  • タイムキーパーを設定する

    運営スタッフの中からタイムキーパー役を決めます。
    タイムキーパーは、プログラム進行表を確認しながら、各パートの残り時間を正確に把握し、担当者へ伝えます。

  • 合図の方法を決める

    登壇者や司会に残り時間を知らせるための合図方法を事前に決めておきます。
    例えば、

    • 残り時間を示すフリップを出す

    • タイマーを参加者に見えない位置に表示する

    • ベルやチャイムを鳴らす（目立たない音量で）

    • 運営スタッフが目で合図を送る（事前に打ち合わせが必要） これらの合図方法は、事前に登壇者や司会と確認し、本番でスムーズに行えるようにしておきましょう。

  • 司会による時間管理と声かけ

    司会はプログラム全体の進行を把握し、必要に応じて登壇者や参加者へ時間の経過を伝えます。
    「お話も盛り上がっておりますが、お時間も残り〇分となりました」「次の質問で最後とさせていただきます」といったように、丁寧かつ明確な声かけを行います。

  • 質疑応答の管理

    質疑応答の時間が長引くと、全体のスケジュールに影響が出やすいです。
    質問者一人あたりの時間を制限したり、質問数を制限したりといったルールを事前にアナウンスしておくことが有効です。
    時間が迫ってきたら「恐れ入りますが時間に限りがございますので、次の質問で最後にさせてください」といった声かけを行います。

  • 休憩時間厳守の呼びかけ

    休憩終了時刻には、会場内にアナウンスを入れたり、運営スタッフが参加者に声をかけたりし、時間通りに戻ってきてもらうよう促します。

  • 予備時間（バッファ）の活用

    プログラムに計画的に設けた予備時間を使って、発生した遅延を吸収します。
    どこにバッファがあるかを運営スタッフ全員が把握しておくことが重要です。

     

SMG貸し会議室では原則として当日の時間延長は受け付けておりません。
予め予約して頂いた利用時間内にご退室下さいますようお願いしておりますが、平日でありかつその後に予約が入っていない場合などは対応出来る時もございます。
必要に応じてSMG貸し会議室のスタッフに相談して頂ければと思いますが、まずは予め予約頂いた利用時間内にイベントを終了するようお願い申し上げます。

次回のコラムでは、予期せぬ遅延が発生してしまった場合のリカバリー方法について解説します。

 

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

４．リーダーの駆け込み寺3　組織運営

４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

４．リーダーの駆け込み寺5　資金・収益化

４．リーダーの駆け込み寺6　外部との関係・将来性

9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

２．大阪市内オフィス賃料の変遷4：近年の賃料トレンドと今後の予測

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

上に戻る
株式会社SMGSMG貸し会議室　
〒550-0014　大阪市西区北堀江1丁目6番2号 サンワールドビル11階

COPY RIGHT © SMG貸し会議室 ALL RIGHTS RESERVED.