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コラム

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド ３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

遅延発生時のリカバリー方法

事前の準備や時間管理の工夫をどれだけしても、イベント当日は予期せぬことでプログラムに遅れが生じることがあります。機材トラブル、登壇者の話が長引く、質疑応答が白熱するなど、遅延の原因は様々です。重要なのは、遅延が発生した場合にパニックにならず、適切に対応すること。どうリカバリーするかが、イベントの質や参加者の満足度を保つ鍵となります。

遅延発生時にどう対応すべきか、具体的なリカバリー方法を見ていきましょう。

遅延発生時の基本的な考え方

  • 冷静になる

    まずは焦らず、落ち着いて状況を把握することが第一歩です。

  • 関係者と連携

    一人で抱え込まず、司会や運営スタッフと状況を共有し、協力して対応を考えます。

  • 終了時間厳守を最優先に

    プログラムの遅延を吸収し、最終的なイベント終了時間を守ることを目標とします。
    特に会場（SMG貸し会議室を含む）の利用終了時間を超えると追加料金が発生する可能性があるため、これは最優先で考えます。

     

遅延発生時の具体的なリカバリー方法

  1. 原因の特定と状況把握

    何が原因で遅れているのか、現在どれくらい遅れているのか、今後のプログラムにどの程度影響するかを素早く把握します。
    進行表で遅れている箇所を確認しましょう。

  2. プログラムの調整

    遅延を吸収するために、プログラム内容を調整します。

    • 短縮

      後続のパートの時間を少しずつ短縮します。
      重要度の低い導入部分やまとめの部分を簡潔にしてもらうよう、担当者に依頼します。

    • 内容の凝縮

      登壇者に最も伝えたいポイントに絞って話してもらう、質疑応答の時間を短くするなど、内容を凝縮します。

    • 休憩時間の調整

      休憩時間を短縮することも一つの方法ですが、参加者の集中力維持に配慮が必要です。

    • 予備時間（バッファ）の活用

      事前にプログラムに設けておいた予備時間やバッファをここで活用します。

  1. 関係者との連携

    遅延状況と今後の対応策について、司会、登壇者、運営スタッフ間で素早く情報を共有します。アイコンタクトや、事前に決めておいた簡単な合図などを活用して、スムーズに連携を取りましょう。

  2. 参加者へのアナウンス

    プログラムに大幅な変更が生じる場合は、参加者にも簡潔に状況と今後のプログラム変更（例: 「時間の都合上、質疑応答を〇分に短縮させていただきます」）を伝えます。正直に伝えることで信頼感が保たれますが、必要以上に遅延状況を繰り返したり、慌てている様子を見せたりしないように注意しましょう。

  3. 会場スタッフとの連携

    特に会場の利用終了時間が近づいている場合は、遅延状況と今後の対応策についてSMG貸し会議室のスタッフに速やかに連絡・相談します。利用時間の延長が可能か、可能な場合の料金などを確認し、会場側のルールに沿って対応を進めます。

  4. 最も重要なプログラムの死守

    他のパートを短縮・省略してでも、イベントの目的達成に不可欠な最も重要なコンテンツやプログラムの時間だけは確保する努力をします。優先順位を事前に決めておくことが役立ちます。

     

リカバリーを成功させるための準備

遅延に強く、スムーズなリカバリーを行うためには、事前の準備が重要です。

  • 事前の「予備費」と「バッファ」の確保。（予算・スケジューリングのコラムで解説しました。）

  • プログラム進行表に、各パートでどの部分を短縮可能か、どこにバッファがあるかなどをメモしておきます。

  • 関係者間で、遅延発生時の連絡方法や、どのような状況になったらどの対応をとるか（例: 〇分遅れたら休憩を〇分短縮するなど）を事前に話し合って決めておきます。

     

遅延は完全に防ぐのが難しいからこそ、発生した場合のリカバリー方法を事前に想定しておくことが非常に重要です。
冷静な状況判断と、関係者全員での素早い連携が、遅延というピンチを乗り越え、イベントを成功に導く鍵となります。

これで、タイムマネジメント実践術に関するコラムは終了です。

次回のコラムからは、「会議の進め方」について、参加者全員を巻き込むファシリテーションのスキルを掘り下げていきます。

 

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

４．リーダーの駆け込み寺3　組織運営

４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

４．リーダーの駆け込み寺5　資金・収益化

４．リーダーの駆け込み寺6　外部との関係・将来性

9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

２．大阪市内オフィス賃料の変遷4：近年の賃料トレンドと今後の予測

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

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