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コラム

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド １．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

効果的な時間配分の考え方

これまでのコラムでは、会議やイベントの成功の土台となる「目的・目標設定」と「参加者理解」について掘り下げてきました。これらが明確になったら、いよいよ具体的な「プログラム作成」の段階に入ります。プログラムは、イベント当日の「羅針盤」となるものであり、その中でも「時間配分」はプログラム作成の根幹と言えます。 なぜ、時間配分がそれほど重要なのでしょうか？それは、参加者の集中力を維持し、全ての必要なコンテンツを時間内に収め、イベントをスムーズに進行させ、ひいては当初設定した目標を達成するために不可欠だからです。時間が押してしまったり、逆に時間が余ってしまったりすると、参加者は「準備不足だな」と感じ、満足度が低下してしまいます。では、効果的な時間配分はどのように考えれば良いのでしょうか？

１．全体時間を明確にする

まずは、イベント全体の持ち時間を正確に把握します。SMG貸し会議室をご利用の場合は、予約した利用開始時間から終了時間までが基本となります。この全体時間の中で、休憩時間や準備・片付け時間も含めて、全てのプログラムを収める必要があります。

２．休憩時間を計画に含める

人間の集中力は長くは続きません。特にセミナーや研修など、座って話を聞く形式の場合は、定期的に休憩を挟むことが非常に重要です。1時間～1時間半に一度、10分～15分程度の休憩時間を設けるのが一般的です。午前と午後の間にまとまった昼食時間を設けることも忘れずに計画しましょう。休憩時間は単なる中断ではなく、参加者がリフレッシュしたり、他の参加者と交流したりする貴重な時間でもあります。

３．コンテンツごとに時間割り当てを行う

前回のコラムで検討した、伝えたいコンテンツや実施したい形式に基づき、それぞれのパートにどれくらいの時間が必要かを見積もります。

  • 開会・主催者挨拶

  • 講演、プレゼンテーション（登壇者ごとに）

  • 質疑応答

  • グループワーク、演習

  • 休憩

  • 参加者同士の交流時間

  • 告知、アンケート記入時間

  • 閉会・主催者挨拶

それぞれのパートに「理想の時間」と「最低限必要な時間」の両方を考えておくと良いでしょう。

４．現実的な時間を見積もる

各パートにかかる時間を考える際には、少し保守的に見積もることをお勧めします。登壇者の話すスピードは予定より速くなることも遅くなることもありますし、質疑応答や議論が盛り上がって時間が延びることもよくあります。特に、参加者からの発言や意見交換を多く取り入れる場合は、想定より時間がかかることを前提に計画する必要があります。可能であれば、登壇者に持ち時間を伝え、リハーサルを行って時間感覚を掴んでもらうと良いでしょう。

５．予備時間（バッファ）を必ず確保する

これが最も重要なポイントと言っても過言ではありません。どんなに完璧なプログラムを組んでも、当日は何が起こるか分かりません。機材トラブル、質疑応答の白熱、予定外の質問、参加者の到着遅れなど、予期せぬ遅延はつきものです。

このような事態に備え、プログラム全体のどこかに必ず「予備時間」や「バッファ」を設けておきましょう。例えば、各パートの間に数分のバッファを設けたり、プログラムの最後にまとまった予備時間を確保したりする方法があります。予備時間を計画に組み込んでおけば、多少の遅延が発生しても焦らずに対応でき、結果的にイベント全体を予定通りに終了させることができます。特に、SMG貸し会議室の利用終了時間が迫っている場合、予備時間がないと慌ててしまい、片付けなどに支障が出る可能性もあります。

効果的な時間配分は、単に時間を区切るだけでなく、参加者の集中力や理解度、そしてイベント全体の流れを意識して行うべきです。この時間配分が、スムーズな進行、参加者の満足度向上、そして目標達成へと繋がるのです。

次回のコラムでは、この時間配分に基づき、プログラムを具体的な「ブロック」として設計していく方法について詳しく見ていきましょう。

 

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

４．リーダーの駆け込み寺3　組織運営

４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

４．リーダーの駆け込み寺5　資金・収益化

４．リーダーの駆け込み寺6　外部との関係・将来性

9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

２．大阪市内オフィス賃料の変遷4：近年の賃料トレンドと今後の予測

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

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