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コラム

2|イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 3.当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

グラフや図解の活用法

会議やイベントでの発表において、伝えたい情報やデータが複雑な場合、文字だけで説明しようとすると、聞き手は内容を理解するのに時間がかかり、退屈させてしまうことがあります。ここで力を発揮するのが、グラフや図解といった視覚的な要素です。これらを効果的に活用することで、複雑な情報も分かりやすく直感的に伝え、聞き手の理解と記憶への定着を促すことができます。

効果的なグラフの活用法

数字やデータの比較、推移、割合などを分かりやすく示すにはグラフが有効です。

  1. 目的に合ったグラフを選ぶ

データの種類や、グラフで何を伝えたいかに応じて、適切なグラフを選びます。

棒グラフ: 複数の項目を比較したい場合

折れ線グラフ: 時系列の推移や変化を示したい場合

円グラフ: 全体に対する各要素の割合を示したい場合(項目が多すぎると分かりにくくなります)

散布図: 2つの要素間の相関関係を見たい場合

  1. シンプルに見やすくする

グラフに必要な情報(タイトル、軸ラベル、単位、凡例など)以外は極力省きシンプルにします。
不要な3D効果や透過処理はかえって見にくくなる場合が多いです。
配色も多くしすぎず、統一感を持たせます。

  1. 伝えたいポイントを強調する

特に注目してほしいデータや伝えたい傾向がある箇所は、色を変えたり太い線にしたり、吹き出しでコメントを加えたりして強調します。

  1. 比較対象を明確にする

複数のグラフを並べて比較する場合や一つのグラフ内で複数の要素を比較する場合は、同じ縮尺にしたり色分けを分かりやすくしたりと、比較しやすいように工夫します。

 

効果的な図解(イラスト、フローチャートなど)の活用法

物事の仕組みや関係性、構造などを分かりやすく示すには図解が有効です。

  1. 複雑な構造や関係性をシンプルに示す

文章で説明すると長くなったり分かりにくくなったりする組織構造、概念間の関係性、製品の仕組みなどをシンプルな図で表現します。

  1. フローチャートで流れを示す

一連の作業手順、意思決定プロセス、システムの動きなどをフローチャートを使ってステップごとに示し、全体の流れや各ステップの関係性を分かりやすくします。

  1. イラストやアイコンで親しみやすくする

専門的な内容や抽象的な概念でも、テーマに関連する分かりやすいイラストやアイコンを効果的に使うことで、聞き手の抵抗感を減らし内容への関心を高めることができます。
ただし、情報と直接関連のない装飾的なイラストは避けましょう。

  1. 全体像と詳細を両立する

まず全体の仕組みや構造を示す図解を見せ、その後で、その図解の中の特定の部分を拡大したり詳細な説明を加えたりと、全体像と部分ごとの詳細をバランスよく見せることで理解を深めることができます。

 

グラフや図解を活用する際の共通の注意点

  • 正確な情報を使う

    グラフや図解で示すデータや内容は、必ず正確な情報に基づいていることを確認します。

  • 出典を明記する(必要な場合)

    外部の調査データや統計などをグラフや図解で示す場合は、出典を明記し、情報の信頼性を示します。

  • 会場での見え方を確認する

    スライドにグラフや図解を表示する場合、会場のプロジェクターやスクリーンのサイズ、照明を考慮し、文字や線が小さすぎないか、色合いが見やすいかなどを事前に確認します。(前回のコラムでもお話ししました!

  • 説明を添える

    グラフや図解だけでは伝わりにくいニュアンスや読み取り方について、口頭で丁寧に説明を加えることが重要です。

     

グラフや図解を効果的に活用することで、文字だけでは伝えきれない情報を分かりやすく魅力的に伝えることができます。
これにより、聞き手の理解を深め、メッセージをより強く印象づけ、資料全体の質とプレゼンテーションの効果を高めることができるでしょう。

次回のコラムでは、プレゼンテーションで使用する「投影資料」と、参加者に配る「配布資料」の使い分けについて解説します。

 

コラムカテゴリ一覧

1|失敗しない!貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 |貸し会議室選びのポイント

2|イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2|イベント成功ノウハウ

3.当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

3.当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

3.当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

3.当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

4.会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

4.会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

4.会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

3|働く場所・スタイル 3|働き方と「場」

4|大阪市内のエリア情報 4|大阪市内のエリア情報

2.貸し会議室が”ない”エリア

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7|貸し会議室ヒストリー 7|貸し会議室ヒストリー

8|イベント主催者様お役立ち情報 8|イベント主催者様お役立ち情報

9|不動産ビジネス考察コラム 9|不動産ビジネス考察コラム

3.コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2:オフィス需要の現状

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11|セルフ式貸し会議室のあるある 11|セルフ式貸し会議室のあるある

12|大阪の貸し会議室選び徹底比較! 12|大阪の貸し会議室選び

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17|よくある質問集 SMG貸し会議室 17|よくある質問集 SMG貸会議室

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