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コラム

2|イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 3.当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

配布資料と投影資料の使い分け

会議やイベントで発表を行う際、多くの主催者の方が「投影資料(スライド)」と、参加者に手渡す「配布資料」の両方を用意されるかと思います。これらは同じ内容を伝えるためのものですが、それぞれ役割が異なります。両者の役割を理解し、効果的に使い分けることで、メッセージ伝達の効果は格段に高まります。

投影資料(スライド)の役割

投影資料の主な役割は、話している内容を視覚的に補足し聞き手の注意を引きつけ、理解を助けることです。
話し手の「今、伝えたいこと」を分かりやすく示すためのツールと言えます。

投影資料作成のポイント(再確認)

  1. シンプルに、情報は最小限に

    スライドは話の補助であり、全ての情報を書き込む必要はありません。
    キーワード、短いフレーズ、図、グラフなどを中心に構成し、文字数を最小限に抑えます。

  1. 視覚的に分かりやすく

    会場の後方からでも見やすい文字サイズ、コントラストのはっきりした配色、整然としたレイアウトを心がけます。
    (文字サイズやグラフの活用法については過去のコラムでも詳しくお話ししました。)

  1. 1スライド1メッセージを基本にする

    一つのスライドで伝えたいメッセージは一つに絞り、情報過多にならないようにします。

     

     

配布資料の役割

配布資料の主な役割は、詳細な情報を提供し、参加者が後から内容を確認したりメモを取ったりするために活用してもらうことです。
イベント中に全てを伝えきれない情報や、イベント後の復習に必要な情報を含めるのに適しています。

 

配布資料作成のポイント

  1. 詳細な情報を含める

    投影資料ではスペースの関係で省略した、詳しい説明、根拠となるデータ、参考文献や出典、連絡先情報などを記載します。

  1. メモスペースを設ける

    参加者が講演内容や自分の気づきを書き込めるように、資料に十分な余白やメモ欄を設けておくと親切です。

  1. 後からの見返しやすさを考慮する

    ページ番号を振る、目次を付ける、各セクションのタイトルを分かりやすくするなど、イベント終了後に参加者が必要な情報に素早くアクセスできるよう工夫します。

  1. オンライン共有も考慮する

    ペーパーレス化を進める場合は、PDFなどの形式で事前に共有したり、後日ダウンロードできるようにしたりします。
    その場合、ファイルサイズや閲覧環境への配慮も必要です。

     

     

投影資料と配布資料の使い分けの考え方

両者の役割を踏まえ、効果的に使い分けることが重要です。

  1. 目的の違いを理解する

    • 投影資料: イベント「中」の理解促進、視覚的なサポート

    • 配布資料: イベント「後」の復習、詳細確認、メモ この目的の違いを明確に意識します。

  1. 同じ内容でも表現を変える

    例えば、データの推移を示す場合、

    • 投影資料: 一目で傾向が分かるシンプルな折れ線グラフを見せる

    • 配布資料: その折れ線グラフに加えて、詳細な数値データが記載された表も掲載する このように、同じ情報でもそれぞれの役割に合わせて表現方法を変えます。

  1. 相互補完の関係にする

    投影資料で参加者の興味を引きつけ「詳細は配布資料をご覧ください」と促すなど、両者が互いの役割を補い合うように作成します。
    投影資料に全てを詰め込むのではなく、配布資料で補完するという考え方が重要です。

  2. 配布のタイミングに配慮する

    配布資料をいつ配るか(イベント開始前、休憩中、終了後など)によって、参加者の注意の向け方が変わります。
    イベント中に資料をじっくり見られると、話し手の話への集中力が削がれる可能性もあります。
    内容や進行を考慮して最適なタイミングを決めましょう。

     

     

SMG貸し会議室をご利用の場合、配布資料の印刷や、事前に会場へ送付しておくことについて、会場のサービスを確認しておくと準備がスムーズです。

投影資料と配布資料、それぞれの役割を理解し効果的に使い分けることで、あなたのメッセージはより明確に、そして深く参加者に伝わります。
これにより、イベントの内容理解促進と参加者の満足度向上に繋がるはずです。

これで、分かりやすい資料作成のコツに関するコラムは終了です。
次回のコラムからは、目的別の会議・イベント成功のための応用ノウハウについて掘り下げていきます。

 

コラムカテゴリ一覧

1|失敗しない!貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 |貸し会議室選びのポイント

2|イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2|イベント成功ノウハウ

3.当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

3.当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

3.当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

3.当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

4.会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

4.会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

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3|働く場所・スタイル 3|働き方と「場」

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