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コラム

2|イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 4.会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

参加者が動きやすいレイアウト

懇親会や交流会を開催する大きな目的の一つは、参加者同士の自由な交流を促し、新たな繋がりや親睦を深めてもらうことです。座ったまま周囲の人とだけ話すのではなく、様々な参加者とコミュニケーションを取ってもらうためには、会場内で「参加者が自然と動き回りやすいレイアウト」にすることが非常に重要になります。

なぜ参加者が動きやすいレイアウトが重要なのか?

  • 自然な交流と新たな出会いを促進する

  • 限られた時間でより多くの人と話せる機会が増える

  • 会場全体に活気のある雰囲気を作り出せる

  • 参加者の満足度向上に繋がる

     

     

参加者が動きやすいレイアウトの具体的なコツ

懇親会や交流会の目的と参加者の属性に合わせて最適なレイアウトと空間デザインを検討しましょう。

  1. 立食形式を検討する

参加者が最も自由に会場内を移動し、様々な人と気軽に話しやすいのは立食形式です。
テーブルを会場全体に分散させ、参加者が立ち止まって会話できるスペースを複数設けます。
テーブルの高さも、立ち話がしやすいように工夫しましょう。

  1. テーブル間の十分なスペースを確保する

参加者がテーブルの間や人の間をスムーズに移動できるよう、通路幅は十分広めにとります。
特に飲食コーナーや人の流れが集中しやすい場所は、ゆとりを持たせた配置にすることが重要です。
人で溢れかえった会場では移動が面倒になり、特定の場所に人が固まってしまいがちです。


  1. 立ち止まって話せる場所を作る

会場の壁際や柱の周り、会場の角などに小さなテーブルや少しだけ広めの空間を設けて、少人数で立ち止まってじっくり話せるような場所を意図的に作ります。
このようにすることで深い交流が生まれやすくなります。


  1. 飲食コーナーの配置を工夫する

飲食の提供方法は参加者の動きに大きく影響します。

    • 分散配置: ドリンクコーナーとフードエリアを離したり複数の場所に分散させたりすることで、参加者は飲食を求めて会場内を移動せざるを得なくなり、その過程で自然な交流が生まれます

    • 一方通行の流れ:飲食を取りに行く際に一方通行の流れを作ることで、参加者同士がすれ違い、挨拶や軽い会話をする機会が増えます

    • SMG貸し会議室では、飲食物の持ち込みやケータリングに対応可能な会場がありますので、これらの配置計画も踏まえてご相談ください


  1. 全体を見渡せるスペースを作る

主催者やイベントスタッフが会場全体を見渡し、参加者の様子(話し込んでいるグループ、一人でいる人など)を把握できるような配置にすると、必要に応じて交流をサポートしたり、場を盛り上げる働きかけをしたりしやすくなります。

  1. 着席形式の場合の工夫

参加者同士の交流を促したいが着席形式にしたい場合は、参加者全員が顔を見合わせやすい円卓形式にしたり、テーブルを島型に配置してグループでの会話を促したりといった工夫が有効です。
指定席にする場合は、事前に参加者の情報(所属、趣味など)を把握し、共通点のある人同士を近くに配置すると会話のきっかけになります。

 

 

SMG貸し会議室では、懇親会や交流会に適した広い会場や、立食、円卓、島型といった様々なレイアウト変更に対応可能な会場をご用意しております。
ケータリングや飲食物の持ち込みについても会場によって対応が異なりますので、ご希望に合わせてご相談ください。

 

懇親会や交流会では、参加者が自由に動き回り様々な人とストレスなく交流できる「動きやすいレイアウト」をデザインすることが自然なコミュニケーションを促し、イベントを活性化させるための重要な鍵となります。
イベントの目的や参加者の属性に合わせて最適な空間づくりを心がけましょう。

次回のコラムでは、懇親会・交流会をさらに盛り上げるための「アイスブレイクゲームや簡単な企画」について解説します。

 

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