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コラム

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド １．準備編4【予算とスケジューリング】

無理のない準備期間の設定とタスク管理

会議やイベントの成功には、予算計画と同様に「時間」の管理、つまりスケジューリングが重要です。準備期間がタイトすぎたり、やるべきこと（タスク）の管理がおろそかになったりすると準備不足や焦りを招き、イベントの質を下げる原因となります。 無理のない準備期間と適切なタスク管理は、焦らず質の高い準備を進めるために不可欠です。また、関係者間の連携がスムーズになり予期せぬ問題にも対応する余裕が生まれます。

無理のない準備期間を設定するには

  1. 必要な作業を全て洗い出す

    企画からイベント実施、事後対応まで、発生する全てのタスクをリストアップします。

  2. 各タスクの所要時間を見積もる

    それぞれの作業にかかる時間や日数を現実的に見積もります。

  3. タスクの前後関係を把握する

    あるタスクが終わらないと次に進めない、という繋がりを明確にします。

  4. 外部手配のリードタイムを考慮する

    会場予約、印刷物発注など、外部に依頼する作業は、先方の準備に必要な日数を踏まえて早めに計画に組み込みます。特に複数日程を同会場で利用する場合、希望日時を確保するためにも早めの予約が必要です。

  5. イベント日から逆算して全体期間を決める

    洗い出したタスク、所要時間、前後関係、リードタイムを踏まえ、イベント開催日から逆算して準備開始時期と全体の期間を設定します。初めての主催なら、余裕を持った長めの期間がお勧めです。

     

効果的なタスク管理の方法

準備期間が決まったら、タスクを適切に管理して実行していきます。

  • タスクを細かく分解する

    大きなタスクは、具体的な行動に分解すると進めやすくなります。

  • 担当者と期日を決める

    各タスクに誰がいつまでにやるかを明確に設定します。

  • 進捗を「見える化」する

    タスクリストやツールを使って、全体の進捗状況を把握できるようにします。会場予約状況なども一緒に管理すると良いでしょう。

  • 定期的に確認する

    チームで集まるなどして、作業の進捗や問題がないかを確認し合います。

  • 必要に応じて計画を調整する

    計画通りに進まない場合でも、状況に応じて無理なく進められるように、期日や方法を見直す柔軟性を持ちます。

     

準備期間中には、会場であるSMG貸し会議室との連携も重要です。
会場予約だけでなく事前の下見、必要な設備・備品の確認、荷物の搬入・搬出方法、レイアウト変更の相談など、早めに会場とコミュニケーションを取ることでスムーズな準備につながります。

無理のない準備期間の設定と適切なタスク管理は主催者の焦りをなくし、落ち着いて準備を進めるための強力な味方です。
これがイベント当日の成功、さらには目標達成に不可欠なのです。

次回のコラムでは、計画に潜むリスクに備える「予備費」や「バッファ」の重要性について解説します。

 

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

４．リーダーの駆け込み寺3　組織運営

４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

４．リーダーの駆け込み寺5　資金・収益化

４．リーダーの駆け込み寺6　外部との関係・将来性

9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

２．大阪市内オフィス賃料の変遷4：近年の賃料トレンドと今後の予測

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

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