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コラム

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド １．準備編4【予算とスケジューリング】

予備費やバッファの重要性

会議やイベントの企画、予算、スケジュール。どんなに綿密な計画を立てても、準備中や当日には予期せぬ出来事がつきものです。「備品が足りない」「時間が押している」など、計画通りに進まないことは珍しくありません。 そんな「もしも」の事態に冷静に対応し、成功へと軌道修正するために不可欠なのが「予備費」と「バッファ（時間的余裕）」です。これらは、計画の信頼性を高め、リスクを吸収するための重要な要素です。

「予備費」とは？ なぜ必要か？

予備費は、当初の予算に加えて想定外の出費に備えて確保しておく資金です。
計画段階では見えなかった、あるいは予期せぬ理由で発生する費用に対応するために必要となります。

具体的には、

  • 急な備品レンタルや購入（プロジェクターやマイクの追加など）

  • 印刷物の修正や追加による費用

  • 登壇者やスタッフの交通費、宿泊費の変更

  • 参加者増加に伴う資料や飲食の追加手配費用

  • 機材トラブル発生時の代替費用

などが発生する可能性があります。

これらの予期せぬ出費に対応するため、予算総額の10%程度を予備費として計上しておくことをお勧めします。
初めてのイベントや複雑な内容の場合は、もう少し手厚くしても良いでしょう。
予備費があれば、突発的な費用にも落ち着いて対応できます。

 

「バッファ（時間的余裕）」とは？ なぜ必要か？

バッファは、スケジュールやプログラムの中に意図的に設ける時間的な余裕です。
準備段階の遅れや、イベント当日の進行の遅れを吸収するために必要となります。

例えば、以下のような時間の遅延が起こる可能性があります。

  • 資料作成や外部業者からの納品遅れ

  • 会場設営や準備に時間がかかる

  • 登壇者や関係者の到着遅れ

  • プログラム（講演、議論、質疑応答など）が予定時間を超過する

  • 参加者の受付や会場への誘導に時間がかかる

  • 会場の利用終了時刻が迫り、片付けが間に合わない （SMG貸し会議室を含む多くの会場で、時間超過には追加料金が発生します）

バッファは、各タスクの完了期日に余裕を持たせる、個々のプログラム間に短い休憩や準備時間を挟む、プログラム全体の最後に予備の時間枠を設ける、といった方法で確保できます。
特に会場の利用終了時間が決まっている場合は、退出・片付け時間も含めてバッファを確保することが重要です。

 

予備費とバッファがない場合に起こるリスク

予備費やバッファがない計画は、少しのずれが大きな問題に発展する可能性があります。

  • 予算オーバー

    想定外の出費に対応できず、予算を超過します。

  • スケジュール遅延と当日の混乱

    準備が間に合わず焦ったり、イベント進行が慌ただしくなったりします。

  • 質の低下

    費用や時間を削ることで、イベントの内容や体験の質が低下します。

  • 関係者や参加者への迷惑

    遅延や準備不足は、関係者や参加者の不満につながります。

  • 主催者のストレス増

    余裕がない状況は、主催者の精神的な負担を増やします。

  • イベントの失敗

    これらの問題が重なると、イベント自体の失敗や目標未達成のリスクが高まります。

     

予備費とバッファを計画的に組み込むメリット

  • 冷静な対応

    想定外の事態にも慌てず、落ち着いて対応できます。

  • 安心感

    余裕があることで、安心して準備や当日の運営に臨めます。

  • 質の維持・向上

    トラブルが発生しても、最低限の質を維持し、場合によってはより良い代替策を選択できます。

  • スムーズな進行

    時間的な余裕があれば、プログラムの遅延を吸収し、円滑に進行できます。

     

予備費とバッファは、単に余分なコストや時間ではありません。
会議やイベントを成功に導くための重要な「安全策」なのです。
これらを計画に組み込むことであなたの準備はより盤石になり、安心して当日を迎えることができるでしょう。

企画・計画の基礎に関する内容はこれで終了です。
次回のコラムからは、いよいよ具体的な「会場と設営」について掘り下げていきます。

 

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

４．リーダーの駆け込み寺3　組織運営

４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

４．リーダーの駆け込み寺5　資金・収益化

４．リーダーの駆け込み寺6　外部との関係・将来性

9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

２．大阪市内オフィス賃料の変遷4：近年の賃料トレンドと今後の予測

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

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