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コラム

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド １．準備編1【目的設定の重要性】

漠然とした目的では失敗する理由

会議やイベントの開催が決まったとき、皆さんはまず何から考え始めるでしょうか？「新しい商品をPRしたい」「社員のスキルアップを図りたい」「顧客との交流の場を持ちたい」など、ぼんやりとしたイメージや「◯◯◯したい」といった願望からスタートすることも多いかもしれません。しかし、その「目的」、本当に明確になっていますか？

会議やイベントを成功させるために重要なこと

漠然とした目的のまま企画を進めてしまうことは、会議やイベントを失敗に導く最大の落とし穴の一つです。なぜでしょうか。それは、目的が曖昧なままでは、その後のすべての準備において「判断の基準」が失われてしまうからです。

考えてみてください。「新しい商品をPRしたい」という目的だけでは、誰にPRしたいのか、PRすることでどうなってほしいのか（購入してほしいのか、認知度を上げてほしいのかなど）、いつまでにどれくらいの効果を出したいのかが全く分かりません。これでは、具体的にどのような内容の会議（イベント）にするべきか、誰をターゲットにするべきか、どのような形式が最適なのか、といった肝心な部分が決められなくなってしまいます。

漠然とした目的が招く失敗には、いくつかの典型的なパターンがあります。

まず、企画内容がブレてしまうことです。「あれもやりたい、これも入れたい」と、関係者の意見を取り入れているうちに、結局何が一番伝えたいのか、何のための会議（イベント）なのかが分からなくなりがちです。結果として、参加者にとっては焦点が定まらない、メッセージ性の薄いものになってしまいます。

次に、参加者のニーズと合わないという問題です。目的が曖昧だと、どのような人に来てほしいのか、その人たちが会議（イベント）に何を求めているのかを深く考えることができません。せっかく集まってもらったのに、「思っていた内容と違う」「自分には関係ない話だった」と感じさせてしまい、参加者の満足度が得られません。

さらに、効果測定ができないという致命的な結果にもつながります。「成功」の定義が曖昧なので、会議（イベント）が終わった後に「成功だったのか？」「何が良かったのか、悪かったのか？」を客観的に判断することができません。これでは、次につながる改善点を見つけることも難しくなります。

また、関係者間での認識のズレも生じやすくなります。主催者側の中でさえ目的が共有できていないため、準備段階で「言った、言わない」「聞いていない」といったコミュニケーションロスが発生し、スムーズな準備の妨げとなります。会場担当者や協力会社との連携も取りにくくなり、思わぬトラブルに繋がる可能性も高まります。

そして、最も避けたいのが費用対効果が悪くなることです。明確な目的がないまま予算を組むため、何にどれだけの費用をかけるべきかの優先順位がつけられず、無駄なコストが発生しやすくなります。かけた時間や労力に見合う成果が得られない、ということになりかねません。

会議やイベントの成功は、どれだけ華やかな演出をするか、どれだけ多くの人を集めるかだけでは決まりません。最も重要なのは、「なぜ、これをやるのか？」という根本的な問いに、どれだけ明確な答えを持っているかです。

目的を明確にすることは、その後のすべての準備の羅針盤となります。誰に、何を伝え、どうなってほしいのか。その「ゴール」を具体的に定めることから、成功への道は開けるのです。

次のコラムでは、この目的をより具体的に、測定可能な目標へと落とし込むための「SMART原則」など、具体的な方法についてご紹介します。

 

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

４．リーダーの駆け込み寺3　組織運営

４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

４．リーダーの駆け込み寺5　資金・収益化

４．リーダーの駆け込み寺6　外部との関係・将来性

9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

２．大阪市内オフィス賃料の変遷4：近年の賃料トレンドと今後の予測

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

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