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コラム

3｜働く場所・スタイル第2章．リモート時代のチームワークと話し方

コラム第5回：オンライン会議・ハイブリッド会議成功の秘訣 - ツールの活用とファシリテーション

リモートワークやハイブリッドワークが普及したことで、オンラインでの会議はすっかり日常風景となりました。さらに、オフィスに出社しているメンバーとリモートで参加するメンバーが混在する「ハイブリッド会議」を行う機会も増えています。これらの新しい形式の会議は、場所の制約を超えて関係者が集まれるというメリットがある一方で、「対面会議のようにはうまくいかない」「参加者の集中力が続かない」「一部の人しか発言しない」といった課題に直面することも少なくありません。

会議は、情報共有、意思決定、アイデア創出など、チームの活動の根幹をなすものです。
その質がチーム全体の生産性や創造性に直結すると言っても過言ではありません。
オンライン・ハイブリッド会議を成功させるためには、ツールを賢く活用することと会議の進行を円滑に進めるファシリテーションのスキルが不可欠です。

今回は、オンライン会議とハイブリッド会議、それぞれの成功の秘訣を「ツールの活用」と「ファシリテーション」の観点からご紹介します。

オンライン会議を成功させる秘訣

オンライン会議は、参加者全員がそれぞれの場所からオンラインで接続する形式です。
全員が同じ環境（オンライン）にいるため比較的均等な情報伝達が可能ですが、非言語情報が伝わりにくく参加者の集中力が途切れやすいという課題があります。

【ツールの活用】

ビデオ会議ツールの機能を使いこなす

画面共有機能での資料提示、チャット機能での質問や意見収集、ブレイクアウトルーム機能を使った少人数でのグループワーク、投票機能による意思確認などを効果的に使いましょう。
共同編集ツールを活用する

Google DocsやMiro、FigJamといった共同編集ツールを会議中に活用することで、議事録をリアルタイムで共有したりブレインストーミングの結果を可視化したりでき、参加者全員で情報を作り上げていく感覚を共有できます。
事前に資料を共有する

会議時間中の説明を減らし議論に時間を割くために、アジェンダや参考資料は事前に参加者に共有し目を通してもらうように依頼しましょう。

【ファシリテーション】

アジェンダとゴールを明確にする

会議の開始時に、何のために集まったのか、会議終了時に何を決める・どのような状態になっているのがゴールなのかを明確に伝え、参加者全員で共有します。
タイムキーピングを徹底する

アジェンダごとに時間配分を決め、意識的に時間を守って進行します。
ダラダラとした会議を防ぎ、参加者の集中力維持に繋がります。
全員に発言機会を与える

一部の人だけが話し続けることのないよう、発言していない人に意識的に問いかけたり「次の意見は〇〇さんから」と指名したりするなど、参加者全員が貢献しやすい雰囲気を作ります。
発言を整理・要約する

出た意見を整理し必要に応じて要約して参加者に確認することで、議論の迷子を防ぎ共通理解を深めます。
結論とToDoを明確にする

会議中に決まったこと、次に行うべきこと（ToDo）、担当者、期限を明確にし、会議の最後に改めて確認・共有します。

より難しいハイブリッド会議の成功秘訣

ハイブリッド会議は、オフィスにいる「オフライン参加者」とリモートで参加する「オンライン参加者」が混在するため、オンライン会議よりも難易度が高いと言われます。
情報格差や一体感の欠如が生じやすく、特にオンライン参加者が疎外感を感じてしまうリスクがあります。

【ハイブリッド対応のツール活用・環境整備】

ハイブリッド会議に適した会議室設備

オフィス側の会議室には、オンライン参加者の声が聞き取りやすい高品質なマイク、参加者全体を映せるカメラ、オンライン参加者の顔が大きく映せるモニター、そして会議室のホワイトボードなどを映すための専用カメラなど、ハイブリッド会議に適した設備が必要です。
全員がオンラインツールに接続する

オフィスにいるメンバーも、会議中は各自のPCやスマートフォンからオンライン会議ツールに接続し、顔出しを推奨します。
これにより、オンライン参加者もオフィス側の参加者の表情が見えやすくなるだけでなく、チャットや挙手機能といったオンラインツールの機能を全員が等しく使えるようになります。
オンラインホワイトボードの活用

会議室のホワイトボードを使うだけでなくオンラインホワイトボードツールも併用し、オンライン参加者も書き込みや内容の確認ができるようにします。

【ハイブリッド会議でのファシリテーション】

オフライン・オンライン双方への意識

会議の進行役は、オフィスにいるメンバーとオンラインで参加しているメンバーの双方に常に意識を配り、どちらかのグループに偏ったコミュニケーションにならないように注意します。
オンライン参加者への積極的な声かけ

オンライン参加者が発言するタイミングを逃さないよう「〇〇さん、何かありますか？」など、積極的に問いかけたり、チャットでの意見を拾い上げたりします。
進行役と技術担当を分ける

会議の内容を進行するファシリテーターとは別に、オンラインツールの操作や音声・映像の確認などを行う技術サポート担当者を置くことも有効です。
会議室の音声・映像に配慮

会議の冒頭で、オンライン参加者からオフィス側の音声は聞き取りやすいか映像は適切かなどを確認し、問題があれば調整します。

まとめ：会議の質を高め多様な働き方を力に

オンライン会議もハイブリッド会議も、それぞれの特性を理解し適切なツールの活用と質の高いファシリテーションを行うことで、対面会議以上の効率や成果を生み出すことも可能です。
最初は難しさを感じるかもしれませんが、試行錯誤を重ねチームとして最適な会議スタイルを見つけていくことが大切です。

質の高い会議は、多様な場所で働くチームの連携を強化し、成果を最大化するために不可欠です。
今後のコラムでは、会議以外のコミュニケーションの形として「雑談」の重要性についても深掘りしていきます。
また、第3章からは、生産性を最大化する「働く場」の選び方についてもお話ししていきます。

コラムカテゴリ一覧

1｜失敗しない！貸し会議室選びで確認すべきポイント 1 ｜貸し会議室選びのポイント

１．探し方のコツ

２．選び方の基準とチェックリスト

３．予約～利用開始までのステップ

４．利用中の注意点とマナー

５．利用後の確認と原状回復

６．よくある疑問・不安解消Q&A

７．貸し会議室を運営している様々な運営母体

８．SMG貸し会議室が運営する変わり種の会場

2｜イベント主催者のための成功ノウハウ完全ガイド 2｜イベント成功ノウハウ

１．準備編1【目的設定の重要性】

１．準備編2【参加者を知る】

１．準備編3【アジェンダ・プログラム作成の技術】

１．準備編4【予算とスケジューリング】

２．会場と設営の効果1【会場選びの視点】

２．会場と設営の効果2【効果を高める会場設営の工夫】

２．会場と設営の効果3【設備・備品の賢い活用法】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル1【タイムマネジメント実践術】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル2【会議の進め方】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル3【聞き手を惹きつける話し方・プレゼンテーション】

３．当日の運営とファシリテーションのスキル4【分かりやすい資料作成のコツ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ1【セミナー・研修】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ2【面接を成功に導く】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ3【懇親会・交流会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ4【展示会・説明会】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ5【ワークショップ】

４．会議・イベント成功のための応用ノウハウ6【ブレストミーティング】

５．成果測定と次への繋げ方1【効果測定】

５．成果測定と次への繋げ方2【フォローアップ】

3｜働く場所・スタイル 3｜働き方と「場」

第1章．多様化する働き方の現在地を知る

第2章．リモート時代のチームワークと話し方

第3章．集中力と生産性を引き出す働く場所の選び方

第4章：新しい働き方を支える空間デザインとテクノロジー

第5章：多様な働き方でキャリアを切り拓くビジネススキル

第6章：働き方の未来とレンタルスペースの可能性

4｜大阪市内のエリア情報 4｜大阪市内のエリア情報

１．SMG貸し会議室が”ある”エリア

２．貸し会議室が”ない”エリア

３．エリアから見た会場選びのコツ

４．大阪の都市開発と不動産価値の未来予測

5｜貸し会議室の多様な利用シーン 5｜貸し会議室の利用シーン

１．利用シーン毎

２．利用シーン別の主催者目線

３．貸し会議室の多様化する様々な利用シーン

6｜ＳＭＧ貸し会議室の周辺情報 6｜ＳＭＧ貸し会議室の周辺情報

３．四ツ橋界隈のエリア今昔物語

7｜貸し会議室ヒストリー 7｜貸し会議室ヒストリー

１．年代別の変遷

２．歴史的背景別の変遷

8｜イベント主催者様お役立ち情報 8｜イベント主催者様お役立ち情報

１．最強組織の設計図　リーダーのための成長チーム構築論

２．最強組織の設計図　超実践編！綺麗事だけでは組織は作れない

３．最強組織の設計図　失敗事例から学ぶリアルなケーススタディ集

４．リーダーの駆け込み寺1　初期・古参メンバーとの関係

４．リーダーの駆け込み寺2　人間関係のトラブル

４．リーダーの駆け込み寺3　組織運営

４．リーダーの駆け込み寺4　リーダー自身の悩み

４．リーダーの駆け込み寺5　資金・収益化

４．リーダーの駆け込み寺6　外部との関係・将来性

9｜不動産ビジネス考察コラム 9｜不動産ビジネス考察コラム

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察1：なぜ有休スペースが注目されるのか

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察2：多様なビジネスモデル事例紹介

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察3：事業化のポイント

１．有休スペース活用ビジネスモデルの考察4：今後の展望

２．大阪市内オフィス賃料の変遷1：市場の歴史的概観

２．大阪市内オフィス賃料の変遷2：主要ビジネスエリアの賃料動向

２．大阪市内オフィス賃料の変遷3：経済事象と賃料変動の連動性

２．大阪市内オフィス賃料の変遷4：近年の賃料トレンドと今後の予測

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察1：構造的変化

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察2：オフィス需要の現状

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察3：賃料相場

３．コロナ禍後の実態経済と賃料相場との乖離についての考察4：今後の賃料動向予測

４．サブリース事業そもそもの功罪1：仕組みと契約形態の基礎知識

４．サブリース事業そもそもの功罪2：メリットと活用場面

４．サブリース事業そもそもの功罪3：デメリットと潜在的リスク

４．サブリース事業そもそもの功罪4：健全な事業活用のための注意点

５．借地借家法の解釈注意点1：基本原則と借主保護の精神

５．借地借家法の解釈注意点2：貸主と借主の権利・義務

５．借地借家法の解釈注意点3：貸主の不当な要求事例と法的解釈

10｜色々なビジネスモデル考察 10｜色々なビジネスモデル考察

１．シェアリングエコノミー

２．「会員制・コミュニティモデル」構築バイブル

３．1人でも始められる「BtoBニッチ代行モデル」の教科書

４．インバウンドビジネスの今後の可能性

５．アイドルビジネスについて

６．マルシェイベント運営を仕事にする

11｜セルフ式貸し会議室のあるある 11｜セルフ式貸し会議室のあるある

１．プロジェクター・トラブルの困ったを解決！

２．設備トラブルと解決策

３．事前準備とチェックリスト

12｜大阪の貸し会議室選び徹底比較！ 12｜大阪の貸し会議室選び

１．料金・コスト

２．アクセス・立地

３．設備・環境

４．目的・シーン別

５．利用時間・柔軟性

13｜オンライン・ハイブリッドイベント成功術 13｜オンラインハイブリッド成功術

１．プロが実現するオンライン・ハイブリッドイベント

14｜貸し会議室で多く開催されるセミナーテーマ 14｜多く開催されるセミナーテーマ

１．セミナーテーマ30選

15｜貸し会議室選びに役立つ街のイメージと魅力 15｜貸し会議室選びに役立つ魅力

１．梅田エリアについての考察

17｜よくある質問集　SMG貸し会議室 17｜よくある質問集　SMG貸会議室

１．予約・料金・キャンセルに関するご質問

２．設備・備品・技術に関するご質問

３．ご利用時間のルールとマナー

４．特殊なご利用・その他について

19｜トラブルシューティングガイド 19｜トラブルシューティングガイド

１．プロジェクター

コラム

コラム第5回：オンライン会議・ハイブリッド会議成功の秘訣 - ツールの活用とファシリテーション

オンライン会議を成功させる秘訣

【ツールの活用】

ビデオ会議ツールの機能を使いこなす

共同編集ツールを活用する

事前に資料を共有する

【ファシリテーション】

アジェンダとゴールを明確にする

タイムキーピングを徹底する

全員に発言機会を与える

発言を整理・要約する

結論とToDoを明確にする