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SMG貸し会議室
大阪市内主要駅(新大阪・梅田)から好アクセス・駅近。~100名の中小会場が格安で基本備品無料!

06-6556-6462
予約専用:10時~18時

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コラム

11|セルフ式貸し会議室のあるある 3.事前準備とチェックリスト

予約時の確認事項:会議をスムーズに進めるための第一歩!

貸し会議室を利用する際、当日に慌てないためには事前の準備が何よりも大切です。特に、会議室の予約段階でいくつか確認しておくべきポイントがあります。これらの「あるある」な確認事項をチェックリストとして活用すれば、会議当日はスムーズに本題に入れるはずです。

1. 利用人数に合った部屋の広さ

会議の参加人数に対して、部屋の広さが適切かどうかは非常に重要です。

狭すぎる?

 参加者同士の距離が近すぎて圧迫感があり集中しにくくなります。
資料を広げるスペースが足りない、PCを置く場所がないといった不便も生じます。

広すぎる?

無駄なコストがかかるだけでなく、参加者同士の距離が離れすぎて一体感が生まれにくくなることがあります。
声が響きすぎて話しにくい、といった問題が生じるかもしれません。

確認ポイント

参加予定人数だけでなく、実際に利用する人数(全員が着席するか、一部は立ち見かなど)や、テーブルのレイアウト(スクール形式、ロの字形式など)も考慮して最適な広さの会議室を選びましょう。
SMG貸し会議室では様々な広さの部屋をご用意しておりますので、用途に合わせてお選びいただけます。

 

2. 必要な備品(プロジェクター、ホワイトボードなど)の有無と予約

会議の目的や内容に合わせて、必要な設備・備品が会議室に備わっているか、利用可能かを確認することは非常に重要です。
SMG貸し会議室では下記備品類は無料備品として常備しております。

プロジェクター

プレゼンや資料共有に必須です。
貸し会議室に常備されているか、追加料金がかかるか、無料かなどを確認しましょう。
SMG貸し会議室ではプロジェクター(VGA)は無料備品として常備しております。

スクリーン

プロジェクターと合わせて適切なサイズのスクリーンがあるか。

ホワイトボード

アイデア出しや議事録の共有に役立ちます。
設置されているか、マーカーやイレーザーもセットで付いているかを確認しましょう。

その他

音響設備(マイク、スピーカー)、インターネット接続(Wi-Fi)、延長コード、電源タップ、文房具セットなど、会議の内容に応じて必要なものをリストアップし、会議室に備わっているかを確認・予約しましょう。


 

3. 利用時間と入室・退室時間

予約した時間と、実際に会議室を利用できる時間には注意が必要です。

予約時間と準備・片付けの時間

予約した時間には、準備や片付けの時間も含まれることが基本です。
例えば、1時間の会議ならその前後に準備・片付けで各15分程度の余裕を見て合計で1時間半~2時間の予約を検討するなど、余裕を持った時間設定をしましょう。

 

入室・退室のルール

セルフ式の貸し会議室の場合、入室方法(暗証番号、鍵の受け渡しなど)や退室時のルール(ゴミの分別、電気の消灯など)が定められている場合があります。
事前に確認し、スムーズな入退室を心がけましょう。

延長の可否と料金

会議が長引く可能性も考慮し、延長が可能かどうか、その場合の料金体系も確認しておくと安心です。

 

これらの確認事項を予約時にチェックしておくことで、会議当日の「困った!」を最小限に抑えスムーズに会議を進行させることができます。

 

SMG貸し会議室では、快適な会議を実現するための豊富な設備と、分かりやすい利用システムをご提供しております。
大阪市内で貸し会議室をお探しの際は、ぜひSMG貸し会議室をご検討ください。
快適な環境であなたのプレゼンや会議を応援させて頂きます。

 

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