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コラム

11|セルフ式貸し会議室のあるある 3.事前準備とチェックリスト

会議前の最終チェックリスト:当日の「焦った!」をなくすために

貸し会議室を予約し、必要な備品も確認済み。でもいざ会議が始まる直前に「あれ、繋がらない!」「資料がない!」と焦ってしまってはせっかくの準備も台無しです。ここでは、会議室に到着してから会議が始まるまでの最終確認で役立つ「あるある」チェックリストをご紹介します。このリストを活用して、当日の「焦った!」をなくし、自信を持って会議に臨みましょう。

1. プロジェクター接続テスト

会議やプレゼンの成否を左右するプロジェクター。本番前に必ず接続テストを行いましょう。

PCとプロジェクターの接続

 持参したPCとプロジェクターを実際に接続し、映像が正しく出力されるか確認します。
SMG貸し会議室のプロジェクターはVGA入力が原則ですが、HDMIやType-Cなど主要な変換ケーブルは無料でご用意しています。
正しいケーブルやアダプターが接続されているか、もう一度確認しましょう。

ディスプレイ設定

PCのディスプレイ設定が「複製」になっているか確認します(「拡張」になっているとPowerPointのスライドしか映らない場合があります)。
WindowsならWindowsキー + P、macOSなら「システム設定」の「ディスプレイ」から簡単に切り替えられます。

プロジェクターの入力切替

プロジェクター本体の「Input」または「Source」ボタンで、正しい入力端子(VGAなど)が選択されているか確認しましょう。

ピントとズーム調整

画面がぼやけていないか、スクリーン全体にきれいに映っているか確認し、必要であればレンズのダイヤルでピントとズームを調整します。

 

2. PCの充電と必要な資料の準備

基本的なことですが、ついうっかり忘れがちなのがPCのバッテリー残量と資料の最終確認です。

PCの充電

長時間の会議の場合、PCのバッテリーが途中で切れると大きな支障が出ます。
必ずフル充電されているか、または電源アダプターを持参し電源コンセントが利用できるか確認しておきましょう。
SMG貸し会議室では各席に電源を配置しております。

資料の最終チェック

プレゼン資料や配布資料は、USBメモリやクラウドサービスからすぐにアクセスできる状態か、最新版であるかを確認します。
動画や音声データを使う場合は、それらが正しく再生できるか音量も適正かを確認しておきましょう。
オフライン環境でも表示できるよう、事前にダウンロードしておくのも賢明です。

 

3. Wi-Fi接続テスト

Web会議やオンラインでの情報共有がある場合、Wi-Fiの接続確認は必須です。

接続の確認

お手持ちのPCやスマートフォンでWi-Fiに接続できるか確認します。
SSIDとパスワードが正しいか再確認しましょう。

通信速度の確認

Web会議ツール(Zoom、Teamsなど)を利用する場合は、実際に短時間接続してみて音声や映像が途切れないか画面共有がスムーズにできるかなどを試すとより安心です。
動画を再生してみてカクつかないかを確認するのも良いでしょう。

予備の通信手段

万が一Wi-Fiが不安定な場合に備え、スマートフォンのテザリングなど予備の通信手段も頭に入れておくと安心です。

 

これらの最終チェックリストを活用することで会議当日の小さなトラブルを防ぎ、参加者全員が集中できるスムーズな会議運営に繋がります。

 


SMG貸し会議室では、お客様が快適に会議を進められるようプロジェクターやWi-Fiといった設備を無料備品として基本完備し、常に良好な状態を保つよう努めております。

大阪市内で万全の準備で会議に臨みたい方は、ぜひSMG貸し会議室をご検討ください。
快適な環境であなたのプレゼンや会議を応援させて頂きます。

 

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